مدیریت زمان (1) / اصول و انگیزه شخصی

[روبیک 1204]

در دنیایی که همه چیز به سرعت در حال رخ دادن است، مدیریت زمان یکی از اصولی است که به کار هر انسانی در قرن ۲۱ می آید. مدیریت زمان یکی از مباحثی است که این روزها در مورد آن بسیار شنیده می شود و وب سایت ها و کتاب های مختلفی در این مورد منتشر شده است که هدفشان مدیریت زمان و افزایش بهره وری شماست.

هدف از این دوره آموزشی آن است که شما دچار یک تغییر پایدار شوید به طوری که به کمک راهنمایی ها و تکنیک هایی که در این دوره آموزشی آن را فرا خواهید گرفت، بتوانید زمان خود را به بهترین نحو ممکن مدیریت کنید و شاهد یک تغییر دائمی باشید، تغییری که بدست آوردن آن نیاز به صرف سال ها تجربه دارد.

اصول نه ابزار

در این دوره آموزشی برخلاف بسیاری از راهنمایی ها و تکنیک هایی که هم اکنون بر روی اینترنت و یا در کتاب ها نوشته شده است، به اصولی پرداخته می شود که شما را در مدیریت زمان بیش از پیش کمک می کنند. به عنوان مثال، بسیاری از افراد فکر می کنند که اگر نرم افزار، کامپیوتر تلفن هوشمند و یا تبلت خریداری کنند، به صورت ناگهانی بهره وری و مدیریت زمانشان دچار تغییر می شود!

اما آنچه باید به یاد داشته باشید آن است که تکنولوژی به خودی خود بهره وری و مدیریت زمان افراد را بالا نمی برند و همانگونه که گفته شد، خرید یک ابزار جدید مانند تبلت به معنای بهبود یکباره بهره وری و مدیریت زمان شما نیست. آنچه که باعث خواهد شد که شما به راحتی بتوانید زمان خود را مدیریت کنید، اصولی هستند که به تکنولوژی وابسته نیستند و سالیان سال بدون هیچ تغییر همواره کارآمد بوده اند.

مثلا شما بعد از به پایان رساندن این دوره آموزشی خواهید آموخت که همواره تقویم، شماره تماس افراد و مسئولیت های آن را با خودتان حمل کنید تا در زمان نیاز و در صورت احتیاج همراهتان باشند. حالا فرقی نمی کند که این اطلاعات را شما در تلفن هوشمند خود حمل کنید و یا یک دفترچه کاغذی.

در هنگام خرید هر وسیله ای که فکر می کنید آن وسیله در بهره وری شما تاثیر زیادی خواهد داشت، هدف خود را از خرید آن وسیله با اصول مدیریت و بهره وری زمان مقایسه کنید. همواره به یاد داشته باشید که تنها در زمانی مدیریت زمان شما بهبود پیدا خواهد کرد که براساس اصول خوب مدیریت و بهره وری زمان، تصمیم گیری و زندگی کنید.

انگیزه شخصی

انگیزه قوی شخصی یکی دیگر از عوامل موثر برای بهبود مدیریت زمان و افزایش بهره وری است. انگیزه شخصی در حقیقت چشم انداز شما از آینده ای است که می خواهید به آن در زندگی خود دست یابید.

مثلا فرض کنید که هم اکنون شما ۵ ساعت اضافه در هر هفته وقت داشته باشید؛ چه کاری را در این ۵ ساعت انجام خواهید داد؟ آیا آن را به سرگرمی می گذرانید و یا با دوستان و فامیل خواهید گذراند؟ آیا شما آن را برای گسترش بیشتر کار و حرفه یتان سرمایه گذاری می کنید و یا به مطالعه و افزایش علم و دانش خود می گذارنید؟

پاسخ به این سوال به هر یک از این سوالات می تواند دلیلی محکم برای شما باشد که سعی کنید که زمان خود را بهتر مدیریت کنید و کارآیی و بهره وری خود را بالا ببرید. برای همین ابتدا این جمله را تکمیل کنید و سپس آن را در جایی که همواره در مقابل چشمان تان باشد، قرار بدهید:

«وقتی من ۵ ساعت وقت اضافی در هفته داشته باشم،.................. خواهم کرد.»

با تکمیل جمله بالا، شما در حقیقت انگیزه خود را از علاقه به مدیریت زمان نشان می دهید که در طول این دوره و یا زندگی شما می تواند همواره به شما انرژی ای در جهت مدیریت بهتر زمان بدهد.

ویرایش شده اکتبر 18, 2012 توسط روبیک

[روبیک 1204]

مدیریت زمان (2) / مالتی تسکینگ و عواقب آن

افسانه انجام دادن چندین کار به صورت همزمان:

یکی از بزرگترین موانع بر سر راه مدیریت زمان آن است که بسیاری از افراد بر این باورند که ترفند، نکته و یا تکنیکی وجود دارد که به کمک آن می توانند بهره وری و کارکرد خود را بسیار بالا ببرند؛ مثل انجام دادن چندین کار به صورت همزمان یا مالتی تسکینگ (Multitasking).

قبل از آنکه به صورت دقیقی به مبحث مدیریت زمان بپردازیم، بد نیست که به افسانه انجام دادن چندین کار به صورت همزمان نگاهی کنیم و برای درک بهتر این افسانه، یک تمرین را به صورت قدم به قدم انجام می دهیم. هدف از این تمرین نشان دادن این نکته است که انجام دادن چندین کار به صورت همزمان یک افسانه و دروغ است! زیرا انجام دادن چندین کار به صورت همزمان باعث می شود که بهره وری افراد به شدت کاهش پیدا کند.

تمرین: یک کاغذ سفید تهیه کنید و به صورت زیر عمل کنید:

۱- در سطر اول کاغذ عبارت «درسنامه وب سایتی برای آموزش از راه دور است» را بنویسید.

۲- در سطر دوم از ۱ تا ۳۴ را بنویسید.

۳- حالا به کمک یک زمان سنج مانند کرنومتر، مدتی زمانی که طول می کشد تا این دو سطر را بنوسید، را بگیرید و یادداشت کنید.

۴- حالا دقیقا همان کاری که در شماره ۳ انجام داده اید را انجام دهید با این تفاوت که بعد از نوشتن هر حرف از عبارت، در سطر بعدی یک عدد را بنوسید. مثلا بعد از نوشتن «د» در سطر اول، در سطر دوم عدد ۱ را بنویسید و... . در نهایت مدت زمان را یادداشت کنید.

اگر دو زمانی که در مرحله های ۳ و ۴ یادداشت کرده اید را مقایسه کنید، خواهید دید که زمان مرحله چهارم بسیار بیشتر از مرحله سوم است و این همان نکته ای است که باید شما بدانید: انجام چندین کار به صورت همزمان افسانه ای است که باعث کاهش سرعت شما در انجام دادن کارهایتان می شود.

دلیل افسانه بودن انجام دادن چندین کار به صورت همزمان هم به مغز انسان ها برمی گردد. از لحاظ فیزیکی مغز انسان نمی تواند چندین کار را به صورت همزمان مدیریت کند و انجام دهد. به همین دلیل انجام دادن چندین کار به صورت همزمان یا Multitasking را جا به جایی بین کارهای مختلف یا سوویچ تسکینگ (Switchtasking) نیز می نامند. به این صورت که افرادی که در حال انجام دادن چندین کار به صورت همزمان هستند، در حقیقت به صورت مداوم در حال پرش از یک کار به کار دیگر هستند و به نوعی تنها بخش کوچکی از یک کار را انجام می دهند و سپس بدون آنکه آن را به اتمام و یا نتیجه مطلوب برسانند، رها می کنند و به سراغ کار دیگری می روند.

برای همین اگر زمانی دیدید که فردی از انجام دادن چندین کار به صورت همزمان صحبت می کند، باید بدانید که در حقیقت او از جا به جایی بین کارهای مختلف حرف می زند که این کار دشمن مدیریت زمان است!

عواقب سوویچ تسکینگ

همانگونه که گفته شد، انجام دادن چندین کار به صورت همزمان توسط افراد به معنای انجام دادن آنها در یک زمان نیست، بلکه به این معناست که آن افراد به صورت مستمر در حال پریدن از یک کار به کار دیگر هستند.

مالتی تسکینگ یا همان سوویچ تسکینگ سه تاثیر مهم دارد که عبارتند از:

۱- افزایش مدت زمان انجام دادن کارها: مهمترین و بارزترین تاثیر سوویچ تسکینگ آن است که مدت زمان تکمیل انجام کارهایتان به شدت افزایش پیدا می کند. به عنوان مثال اگر ما بخواهیم سه کار مانند تایپ کردن یک متن، صحبت کردن با همکارمان و صحبت کردن با تلفن را به صورت همزمان انجام دهیم، ممکن است مدت زمانی معادل یک ساعت را صرف آن کنیم. اما هنگامی که این سه کار را به صورت مجزا و جداگانه انجام دهیم، ممکن است زمانی که برای هر کدام از آنها صرف می کنیم بین ۵ تا ۱۰ دقیقه باشد که در مجموع ۳۰ دقیقه می شود. به همین دلیل انجام دادن چندین کار به صورت همزمان، مدت زمان بیشتری را صرف می کند و همانگونه که گفته شد، انجام دادن چندین کار به صورت همزمان به معنی پرش بین آنهاست نه کامل کردنشان!

۲- کاهش کیفیت کارها: زمانی که در حال پریدن از یک کار به کار دیگر و یا به عبارتی دیگر، به صورت همزمان در حال انجام چندین کار هستیم، کیفیت کارمان به شدت کاهش پیدا می کند. مثلا انجام دادن چندین کار به صورت همزمان باعث کاهش تمرکز و افزایش احتمال اشتباه در انجام آنها می شود.

۳- افزایش استرس: انتقال از یک کار به کار دیگر به صورت ناخودآگاه عامل افزایش استرس در افراد می شود، به همین دلیل سوویچ تسکینگ باعث می شود که ما دچار استرس شویم و به صورت مداوم از یک کار به کار دیگر بپریم که در نهایت باعث افزایش زمان و کاهش کیفیت کار (موارد قبلی) می شود.

هم اکنون شما با سه تاثیر مهمی که مالتی تسکینگ یا سوویچ تسکینگ بر روی بهره وری و مدیریت زمان افراد می گذارد، آشنا شده اید و از تاثیر مخرب و مضر انجام دادن چندین کار به صورت همزمان آگاه شدید. برای همین اگر تاکنون چندین کار را به صورت همزمان انجام می دادید، دیگر آن را انجام ندهید زیرا انجام دادن چندین کار به صورت همزمان باعث تلف شدن زمان تان، کاهش کیفیت کارتان و افزایش استرس در شما می شود.

تهیه شده توسط مرکز رشد دانشگاه قم